Contexte
Une TPE opérant dans le secteur de l'énergie m'a contacté pour trouver une solution permettant d'automatiser la création de documents sur leurs systèmes de gestion internes.
Pour répondre à ce besoin, le client utilisait Airtable en tant que base de données pour centraliser les informations de son entreprise, et Stacker en tant qu'interface pour les collaborateurs.E ou PME
Problématiques
Mon client souhaitait générer des documents commerciaux afin de valoriser son expertise et répondre aux appels d'offres. Il s'agissait de mettre en avant les expériences individuelles de son équipe, à travers des CV, ainsi que l'expérience globale de l'entreprise dans des projets similaires.
Cela impliquait de personnaliser les documents en fonction des critères liés au type de projet et aux métiers concernés de manière automatique en quelques clic par leurs collaborateurs.
Le client voulait trouver la solution la plus simple possible pour être le plus autonome en cas de modification du modèle de ces documents. Sachant que toute la donnée (projets et informations sur les collaborateurs) était déjà dans Airtable.
Objectif
1️⃣ Étape 1
Trouver la solution technique la plus adaptée au contexte de leurs outils actuels (Airtable et Stacker)
2️⃣ Étape 2
Générer les différents templates suivant des modèles
3️⃣ Étape 3
Mettre en place la génération automatique des différents documents sur Airtable et Stacker
4️⃣ Étape 4
Former et faire des tutos vidéos pour que le client reste le plus autonome possible.
Solution
Nous avons choisi Documint comme solution pour plusieurs raisons :
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L'application est nativement connectée à Airtable.
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Le client peut facilement modifier le design ou les variables dans le modèle de document, en toute autonomie.
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Documint propose différentes fonctionnalités spécifiques (boucle, condition, gestion des sauts de page, etc.).
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Les modèles de documents peuvent être entièrement personnalisés en termes de mise en forme.
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Il est possible de générer les documents via un lien ou un script pour automatiser le processus.
Conclusion
Les collaborateurs peuvent générer en quelques clics différents types de documents commerciaux hautement personnalisés, répondant ainsi aux différents appels d'offres qu'ils veulent répondent.
PS : Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité de génération de documents totalement intégrée avec d'autres outils No-Code 🇫🇷 tels que Timetonic, Ksaar ou Eteko. Il vous suffit souvent d'utiliser un document Word comme modèle, en y ajoutant des variables pour générer des documents entièrement personnalisés.
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